Allt Diakonias arbete präglas av transparens, god förvaltning och ledning, anti-korruption, miljövänlighet, icke diskriminering och respekt för mänskliga rättigheter. Detta gäller också vid upphandlingar av varor och tjänster. Till vår hjälp har vi interna riktlinjer, som vi sammanfattar på denna sida

Krav på transparens och dokumentation

Upphandlingar av varor och tjänster ska genomföras med transparens och i enlighet med aktuell lagstiftning. Processerna ska vara så effektiva som möjligt och dokumenteras väl, så att en revision eller översyn lätt kan genomföras vid behov. I dokumentationen ska det motiveras varför varan eller tjänsten behövdes. Det ska också klart framgå varför en viss leverantör valdes framför de andra som också var aktuella.

Gäller även för de organisationer som får stöd av Diakonia

Diakonia ska också stötta lokala samarbetsorganisationer i deras arbete med upphandlingar, så att grundidéerna i Diakonias riktlinjer förs vidare till de som får ekonomiskt stöd via Diakonia. Även våra partnerorganisationer måste dokumentera hur de genomför upphandlingar och vilka val de gör, så att detta kan granskas i efterhand i samband med löpande rapportering och revisioner.

Ett konkret verktyg för att undvika korruption

Ett viktigt syfte med Diakonias riktlinjer är att ge medarbetarna och våra partnerorganisationer verktyg för att undvika korruption eller oetiska förfaranden då de köper varor eller tjänster.

Fyra kategorier av upphandlingar - beroende på värde

Vi har indelat reglerna i fyra kategorier beroende på varan eller tjänstens värde. Om något som kostar mer än två miljoner SEK ska upphandlas så ska en specialiserad konsult anlitas för upphandlingen.

Viktigt med tydlig specifikation och offertförfrågan

Givetvis är en offertförfrågan med tydlig specifikation av vad som ska köpas in en nödvändighet. Likaså att minst tre leverantörer ska ges möjlighet att offerera ett pris. I alla våra offertförfrågningar är efterlevnaden av de mänskliga rättigheterna samt Diakonias miljöriktlinjer grundkrav.

Internkontroll och revisioner

Som en del av Diakonias internkontroll följer vi löpande upp hur våra upphandlingsregler efterlevs. I denna kontroll ingår inte enbart att följa upp kostnader, utan också att kontroller att dokumentationen gjorts på rätt sätt. Externa revisioner anlitade av Diakonia, såväl som av våra finansiärer genomför också liknande kontroller.

Arkivering

För att det ska vara lätt att gå tillbaka och följa en upphandling är det viktigt att dokumentationen arkiveras i enlighet med Diakonias arkivregler. Som regel gäller att dokumentation om en upphandling arkiveras vid det Diakoniakontor där den skett, till exempel vid ett land- eller regionkontor.

Avtalsskrivning

Diakonia har också riktlinjer för hur ett avtal skrivs mellan Diakonia och en leverantör

Kontakta oss

Vill du veta mer om Diakonias arbete med upphandlingar och mot korruption?

Välkommen att kontakta:

• Cecilia Ängelid, administrativ chef (vikarie)
• Leif Newman, biträdande generalsekreterare